KVKK Aydınlatma Metni

Sürüm: v2 — Son güncelleme: 28 Temmuz 2026

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK" veya "Kanun") 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla SMARTNECKIE Elektronik Yazılım Hayvan Medikal ve Organizasyon Sanayi Ticaret Limited Şirketi ("Şirket") tarafından hazırlanmıştır. Kobaltbi, Şirket'e ait bir markadır; bu marka altında sunulan tüm hizmetlerde veri sorumlusu Şirket'tir.

Metin; internet sitemizi ziyaret eden, hesap oluşturan, proje talebi ileten, teklif alan, sözleşme imzalayan, ödeme yapan ve bizimle her ne suretle olursa olsun iletişime geçen gerçek kişilerin ("İlgili Kişi") kişisel verilerinin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini ve İlgili Kişi'nin haklarını açıklamaktadır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Kişisel verileriniz, Kanun kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda kimlik ve iletişim bilgileri yer alan Şirket tarafından işlenmektedir.

Ticaret Unvanı: SMARTNECKIE Elektronik Yazılım Hayvan Medikal ve Organizasyon Sanayi Ticaret Limited Şirketi
Adres: Çamtepe Mah. Mahmut Tevfik Atay Bul. Gaziantep Teknopark No: 4A İç Kapı No: 7 Şahinbey / Gaziantep
MERSİS No: 0772159727200001
Ticaret Sicil No: 69764
Vergi Dairesi / Vergi No: Şahinbey Vergi Dairesi Müdürlüğü / 7721597272
Telefon: +90 507 140 04 48
E-posta: kobaltbi@smartneckie.com
İnternet Sitesi: www.smartneckie.com

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Şirket, sunduğu yazılım geliştirme ve danışmanlık hizmetleri kapsamında aşağıdaki veri kategorilerini işlemektedir:

Kimlik Bilgileri: ad ve soyad, kurumsal müşterilerde imzaya yetkili kişinin adı, soyadı ve görev/unvan bilgisi, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası.
İletişim Bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası, fatura ve tebligat adresi, firma unvanı.
Müşteri İşlem Bilgileri: proje talepleri ve talep formunda (brief) verilen cevaplar, teklifler, sözleşmeler, ödeme talepleri ve bildirimleri, destek ve süreç yazışmaları, tercih edilen dil.
Finansal Bilgiler: ödeme tutarı, para birimi, ödeme tarihi ve ödeme yöntemine ilişkin bilgiler; havale/EFT bildirimlerinde tarafınızca iletilen banka ve hesap bilgileri; faturalandırmaya esas bilgiler.
İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi (user-agent), oturum ve giriş kayıtları, e-posta doğrulama kodu kayıtları, sistem hareketlerine ilişkin denetim izi (log) kayıtları.
Hukuki İşlem Bilgileri: sözleşme ve elektronik imza kayıtları, onay (rıza/kabul) kayıtları ve sürümleri, imzalanan belgenin bütünlüğünü kanıtlayan özet (SHA-256 hash) değerleri.
Görsel Kayıtlar: platform üzerinde çizilen imza görüntüsü ve kurumsal müşterilerde firma kaşesi görseli.

İmza görselleri hakkında: Platformumuzda yalnızca imzanın statik görüntüsü saklanır; imzalama sırasındaki basınç, hız, ivme gibi dinamik davranışsal parametreler ölçülmez ve kimlik doğrulama amacıyla biyometrik şablon oluşturulmaz. Bu nedenle imza görselleri, Kanun'un 6. maddesi anlamında özel nitelikli kişisel veri olarak işlenmemektedir.

Bu açıklama, kişisel verinin hangi kategoride işlendiğine ilişkin olup imzanın hukuki geçerliliğine dair bir sınırlama içermez. Platform üzerinde atılan imzanın hukuki niteliği ve ispat gücü, Mesafeli Satış Sözleşmesi'nin 5.5. maddesinde düzenlenmiştir.

Şirket, İlgili Kişi'den özel nitelikli kişisel veri talep etmez; bu tür verilerin serbest metin alanlarına girilmemesi önemle rica olunur.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

Üyelik hesabının oluşturulması, kimliğin ve e-posta adresinin doğrulanması, oturum yönetimi ve yetkilendirme süreçlerinin yürütülmesi.
Proje taleplerinin alınması, değerlendirilmesi, teklif hazırlanması ve müşteri ile iletişimin sürdürülmesi.
Sözleşmenin kurulması, elektronik ortamda imzalanması, saklanması ve ifasının takibi.
Ödeme planlarının oluşturulması, ödeme taleplerinin iletilmesi, ödemelerin takibi, faturalandırma ve muhasebe kayıtlarının tutulması.
Hizmetin sunulması, proje yönetimi, teslim ve destek süreçlerinin yürütülmesi; yapay zekâ entegrasyonu hizmetlerinde çözümün kurulması, yapılandırılması ve işletilmesi.
Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin ve dolandırıcılığın önlenmesi, sistem güvenliğine yönelik denetim kayıtlarının tutulması.
Elektronik imza süreçlerinde ispat gücünün sağlanması; imzalayanın kimliğine, imza anına ve imzalanan metnin değişmediğine ilişkin delillerin oluşturulması ve saklanması.
Mevzuattan doğan saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ile yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması.
Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması; talep ve şikâyetlerin yönetilmesi.
Açık rızanız bulunması hâlinde, tanıtım ve bilgilendirme amaçlı ticari elektronik ileti gönderilmesi.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitemiz ve müşteri paneli üzerinden doldurduğunuz formlar, hesap oluşturma ve doğrulama adımları, proje talep sihirbazı, elektronik sözleşme ve imza akışı, ödeme bildirimi ekranları, e-posta, telefon ve benzeri iletişim kanalları aracılığıyla; kısmen otomatik ve otomatik yollarla elektronik ortamda toplanmaktadır.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, Kanun'un 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m. 5/2-c): hesap oluşturma, teklif, sözleşme, ifa, ödeme ve destek süreçleri.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç): başta 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun olmak üzere ilgili mevzuattan doğan belge düzenleme ve saklama yükümlülükleri.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a).
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-e): elektronik imzanın ispat gücünün sağlanması, denetim izi kayıtları ve uyuşmazlık süreçleri.
Veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m. 5/2-f): bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmet kalitesinin geliştirilmesi. Bu sebep, İlgili Kişi'nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla uygulanır.
Açık rıza (m. 5/1): yalnızca yukarıdaki sebeplerden hiçbirinin bulunmadığı hâllerde; örneğin ticari elektronik ileti gönderimi ve mevzuatın açık rıza aradığı yurt dışı aktarımları bakımından. Açık rıza her zaman geri alınabilir; geri alma, o ana kadar hukuka uygun şekilde yapılmış işlemeyi etkilemez.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

6.1. Yurt İçi Aktarım

Kişisel verileriniz, Kanun'un 8. maddesindeki şartlara uygun olarak ve yalnızca ilgili amacın gerektirdiği ölçüde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

Bulut altyapı, veri tabanı, barındırma (hosting), e-posta gönderimi ve yazılım bakım hizmeti aldığımız tedarikçilerimize;
Muhasebe ve mali müşavirlik, bağımsız denetim ve hukuk danışmanlığı hizmeti aldığımız gerçek ve tüzel kişilere;
Ödeme süreçleri kapsamında bankalara ve yetkili ödeme kuruluşlarına;
Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ile adli ve idari makamlara, talepleri doğrultusunda ve mevzuatın öngördüğü sınırlar içinde.

Veriler, tedarikçilerimize yalnızca hizmetin ifası için gereken asgari kapsamda ve gizlilik ile veri güvenliği yükümlülükleri sözleşmeyle güvence altına alınarak aktarılır. Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.

6.2. Yurt Dışına Aktarım

Kullanılan bulut ve e-posta altyapılarının sunucularının yurt dışında bulunması sebebiyle kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilmektedir. Bu aktarımlar, Kanun'un 9. maddesi uyarınca sırasıyla;

Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilmiş bir yeterlilik kararının bulunması hâlinde bu karara,
Yeterlilik kararı bulunmaması hâlinde, maddede sayılan uygun güvencelerden birine (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, taahhütname veya kurumlar arası anlaşma) ve gerekli olduğu hâllerde Kurul iznine,
Bu güvencelerin de sağlanamadığı hâllerde yalnızca maddede sayılan arızi hâllere (İlgili Kişi'nin aktarıma ilişkin açık rızasının alınması dâhil)

dayanılarak gerçekleştirilir.

7. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve her hâlükârda mevzuatta öngörülen asgari sürelerle saklanır:

Sözleşme, imza ve onay kayıtları ile ticari defter ve belgelere ilişkin veriler: Türk Ticaret Kanunu ve Türk Borçlar Kanunu'ndaki saklama ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl.
Fatura ve muhasebe kayıtları: Vergi Usul Kanunu uyarınca 5 yıl.
Üyelik ve hesap verileri: hesabın aktif olduğu süre boyunca; hesabın kapatılmasından sonra yalnızca ispat yükümlülüğü ve zamanaşımı süreleri kapsamında.
İşlem güvenliği ve denetim izi kayıtları: ilgili mevzuatın öngördüğü süreler ile bilgi güvenliği ihtiyacının gerektirdiği makul süre.
Talep, şikâyet ve iletişim kayıtları: ilişkinin sona ermesinden itibaren ilgili zamanaşımı süresi boyunca.

Sürenin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz, Kanun'un 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca resen veya talebiniz üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

8. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

Şirket, Kanun'un 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda; iletişimin şifrelenmesi, yetki matrisi ve satır bazlı erişim denetimi, kritik işlemlerde ek kimlik doğrulama, erişim ve işlem kayıtlarının tutulması, veri minimizasyonu ve çalışanlar ile tedarikçiler için gizlilik yükümlülükleri uygulanmaktadır.

9. Elektronik İmza Süreçlerine İlişkin Özel Açıklama

Platform üzerinde bir sözleşmeyi imzaladığınızda; imzalayan kişinin adı, unvanı ve doğrulanmış e-posta adresi, doğrulama zamanı, imza anı, IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi, sözleşmenin sürüm numarası, imzalanan metnin SHA-256 özet değeri ile onayladığınız yasal metinlerin sürümleri kayıt altına alınır.

Bu kayıtlar, imzanın kime ait olduğunun ve imzalanan metnin sonradan değiştirilmediğinin ispatı amacıyla tutulur; Kanun'un 5/2-c ve 5/2-e maddelerine dayanır. İspat işlevini koruyabilmesi için bu kayıtlar, sözleşme ilişkisi süresince ve ilgili zamanaşımı süreleri boyunca silinmez.

10. Çerezler

İnternet sitemizde yalnızca hizmetin sunulabilmesi için zorunlu çerezler kullanılmaktadır. Bunlar; oturumun sürdürülmesi ve kimlik doğrulaması, kritik işlemlerde ek güvenlik doğrulaması ve tercih ettiğiniz dilin hatırlanması amacıyla kullanılan çerezlerdir. Sitemizde reklam, profilleme veya üçüncü taraf analitik amaçlı çerez kullanılmamaktadır. Zorunlu çerezleri tarayıcı ayarlarınızdan engellemeniz hâlinde oturum açma ve panel özellikleri çalışmayacaktır.

11. Ticari Elektronik İletiler

Tanıtım, kampanya ve bilgilendirme amaçlı ticari elektronik iletiler, 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca yalnızca önceden onayınız alınarak gönderilir. Onayınızı dilediğiniz zaman, ileti içindeki ret bağlantısı üzerinden veya İleti Yönetim Sistemi (İYS) aracılığıyla ücretsiz olarak geri alabilirsiniz. Mevcut hizmet ilişkisi kapsamındaki bilgilendirme, teklif, sözleşme, ödeme ve destek bildirimleri ticari elektronik ileti niteliğinde olmayıp hizmetin ifası için gönderilir.

12. İlgili Kişi'nin Hakları

Kanun'un 11. maddesi uyarınca İlgili Kişi olarak Şirket'e başvurarak;

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(5) ve (6) numaralı bentler uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

13. Başvuru Usulü

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de öngörülen şartlara uygun olarak;

Yazılı ve ıslak imzalı olarak Çamtepe Mah. Mahmut Tevfik Atay Bul. Gaziantep Teknopark No: 4A İç Kapı No: 7 Şahinbey / Gaziantep adresine şahsen veya noter aracılığıyla,
Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile,
Şirket'in sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak kobaltbi@smartneckie.com adresine

iletebilirsiniz. Başvurunuzda adınız ve soyadınız, imzanız (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruğu ve pasaport numarası), tebligata esas adresiniz veya e-posta adresiniz ile talep konusunun açıkça yer alması gerekir. Talebinize ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi, değerlendirmenin hızlanmasını sağlar.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlükârda en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

14. Metnin Güncellenmesi

Şirket, mevzuat değişiklikleri ve süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni'nde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; metnin sürüm numarası ve güncellenme tarihi sayfanın başında yer alır. Sözleşme imzalarınızda, imza anında yürürlükte olan sürümün numarası kayıt altına alınır.